Política de privacidad

1. Quiénes somos

Dentiware es una plataforma de software para consultorios y clínicas odontológicas, disponible en https://app.dentiware.com.

Frente a los datos de los pacientes, cada consultorio o clínica es el Responsable del tratamiento y Dentiware actúa como Encargado: trata esos datos solo por cuenta del consultorio y según sus instrucciones. Frente a los datos de las cuentas de usuario de la plataforma, Dentiware es el Responsable.

2. Datos que tratamos

• Cuentas de usuario: nombre, correo electrónico, contraseña cifrada, datos profesionales que el usuario registre y registros de inicio de sesión.
• Datos de pacientes que ingresan los profesionales: identificación, contacto, historia clínica, odontograma, imágenes, citas, planes de tratamiento, cotizaciones y pagos.
• Datos técnicos: dirección IP, navegador y fecha de cada acceso, usados para seguridad y auditoría.

3. Para qué los usamos

• Prestar el servicio a los consultorios y clínicas.
• Enviar a los pacientes, en nombre de su consultorio, comunicaciones de servicio: confirmaciones y recordatorios de citas y recibos de pago.
• Proteger la plataforma, mantener el registro de auditoría y prevenir accesos indebidos.
• Dar soporte y cumplir obligaciones legales.

No vendemos datos personales, no los usamos para publicidad y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

4. Datos de Google

Un usuario puede iniciar sesión con Google y conectar su cuenta de Google para crear videollamadas y sincronizar su agenda. Solo accedemos a lo siguiente, y solo cuando el usuario lo autoriza:

• Inicio de sesión: nombre, correo electrónico e identificador de la cuenta de Google, para identificar al usuario en Dentiware.
• Eventos de Google Calendar: crear, actualizar y eliminar en el calendario principal del profesional los eventos de las citas que se agendan en Dentiware, incluido el enlace de Google Meet. Dentiware solo modifica los eventos que él mismo creó y no lee el contenido de los demás eventos.
• Disponibilidad: consultar los horarios ocupados del calendario (solo hora de inicio y fin, sin títulos ni detalles) para evitar agendar citas que choquen con otros compromisos.

Guardamos cifrado el permiso de acceso que entrega Google, los identificadores de los eventos creados, los enlaces de Meet y los horarios ocupados. No compartimos, vendemos ni transferimos estos datos a terceros, salvo lo necesario para prestar la función, por seguridad o por obligación legal, y ninguna persona los lee salvo con autorización del usuario, por seguridad o por obligación legal.

El uso que Dentiware hace de la información recibida de las API de Google, y su transferencia a cualquier otra aplicación, cumple la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), incluidos los requisitos de Uso Limitado.

El usuario puede desconectar su cuenta en Ajustes → Cuenta o en https://myaccount.google.com/permissions. Al desconectarla, Dentiware elimina los eventos de citas futuras que creó, el permiso de acceso guardado y los horarios ocupados obtenidos de Google.

5. Con quién compartimos datos

Usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, con obligaciones de confidencialidad y seguridad:

• Hetzner Online GmbH (Alemania): alojamiento de la plataforma y de la base de datos.
• Cloudflare: red, seguridad y almacenamiento de copias de respaldo.
• Resend: envío de correos electrónicos transaccionales.
• Google: inicio de sesión, calendario y videollamadas, solo para los usuarios que conectan su cuenta.
• Meta (WhatsApp Cloud API): mensajes de servicio, solo cuando el consultorio activa este canal.

También entregamos datos a autoridades cuando la ley lo exige.

6. Transferencia internacional

Los datos se alojan en Alemania. Algunos proveedores pueden tratar datos en otros países, incluidos países de la Unión Europea y Estados Unidos. Los consultorios solicitan a sus pacientes la autorización de transferencia internacional que exige la ley.

7. Seguridad

• Cifrado en tránsito (TLS) y cifrado de credenciales y permisos de acceso a servicios externos.
• Aislamiento de los datos de cada consultorio en la base de datos y acceso según la necesidad de conocer.
• Registro de auditoría de accesos y modificaciones a la información clínica.
• Copias de respaldo periódicas.

8. Conservación

Conservamos los datos de las cuentas mientras estén activas. Los datos de pacientes se conservan según las instrucciones del consultorio y los plazos legales; la historia clínica, como mínimo quince (15) años desde la última atención (Resolución 839 de 2017). Los permisos de Google se conservan hasta que el usuario desconecta su cuenta.

9. Tus derechos

Puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, revocar la autorización, pedir prueba de ella y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (https://www.sic.gov.co).

Si eres paciente, dirige tu solicitud a tu consultorio o clínica, que es el Responsable de tus datos; Dentiware le ayuda a atenderla. Si eres usuario de la plataforma, escríbenos a [email protected]. Respondemos consultas en diez (10) días hábiles y reclamos en quince (15) días hábiles.

10. Cambios y contacto

Publicaremos aquí cualquier cambio a esta política, con su fecha de actualización. Para cualquier pregunta sobre privacidad, escríbenos a [email protected].